Struktur dan Desain Organisasi

Pengertian struktur dan desain organisasi

a. Struktur Organisasi

Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun organisasi yang merupakan suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan.

Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. 

Struktur organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.

Struktur organisasi ialah susunan pembagian tugas secara formal yang ada dalam sebuah organisasi

b.  Desain Organisasi

Selain memiliki struktur, organisasi juga memiliki desain organisasi.

desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.

4 Keputusan Manajerial Sebagai Pembentuk Struktur Organisasi : 

1. Pembagian kerja, menyangkut kadar dari spesialisasi pekerjaan. Para manager membagi seluruh tugas organisasi menjadi pekerjaan-pekerjaan khusus yang tersusun dari aktivitas-aktivitas khusus. Secara ringkas dapat dinyatakan bahwa pembagian kerja akan mempengaruhi tingkat prestasi organisasi melalui minimisasi ketergantungan pada individu-individu tertentu atau perpindahan yang percuma komponen-komponen pekerjaan besar. Disamping itu, pembagian kerja (spesialisasi) mengandung konsekuensi- konsekuensi pada perilaku para karyawan, seperti menurunkan keterlibatan dan kepuasan kerja karyawan, menimbulkan kebosanan karena pekerjaan menjadi monoton, mengakibatkan tingkat keterkaitan karyawan lebih rendah dan kehilangan motivasi yng mengarah kepada ketidakefisienan.

2. Pendelegasian kewenangan (delegation of authority) mengacu secara khusus pada kewenangan pengambilan keputusan, bukan melakukan pekerjaan. Pendelegasian kewenangan memiliki efek positif pada pengembangan manager professional, dan membawa iklim persaingan dalam organisasi.

3. Pembagian Departemen. 

Cara organisasi dibagi secara structural. Pembagian departemen ini dapat dikelompokkan menjadi pembagian departemen berdasarkan fungsinya (functional departementalization), berdasarkan wilayah (geographic departementalization), berdasarkan produk (product departementalization), berdasarkan pelanggan (customer departementalization).

Departementasi yang lebih khusus, secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut:

1.  Waktu dapat dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga.

2.    Pelayanan (Service) yang mencerminkan kelas pertama, kelas kedua, dan kelas turis dalam suatu kapal pesiar.

3.    Langganan dapat terdiri dari departemen penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah, militer dan konsumen akhir.

4.    Peralatan dapat diperinci, misal didalam kelompok produksi, menjadi Departemen pemotongan, perakitan dan pembungkusan.

5.    Urutan angka (alpha-numerical) dapat digunakan dalam pelayanan telephone dimana nomor-nomor 0000-5000 ditempatkan dalam satu Departemen dan nomor-nomor 5001-9999 dalam Departemen lain.

4. Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang melapor kepada atasan. rentang ini merupakan satu faktor yang mempengaruhi bentuk dan tinggi suatu struktur organisasi.

Tiga Dimensi Struktur Organisasi

1.KOMPLEKSITAS

​Kompleksitas adalah Kompleksitas merujuk padatingkatan diferensiasi yang ada di dalam sebuahorganisasi. , mempertimbangkan tingkat diferensiasiyang ada dalam organisasi termasuk di dalamnyatingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi sertatingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secarageografis.

3 BENTUK DIFERENSIASI :

Diferensiasi Horisontal, merujuk pada tingkatdiferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi paraanggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakandan tingkat pendidikan dan pelatihannya. Semakinbanyak jenis pekerjaan yang ada dalam organisasi yang membutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang istimewa, semakin kompleks pula organisasi tersebut.

Diferensiasi Vertikal, merujuk pada kedalamanstruktur. Makin banyak tingkatan yang terdapatdiantara top management dan tingkat hirarki yang paling rendah, makin besar pula terjadinya distorsidalam komunikasi dan makin sulit mengkoordinasipengambilan keputusan dari pegawai manajerial, sertamakin sukar bagi top manajer untuk mengawasikegiatan bawahannya.

Diferensiasi Spasial, merujuk pada tingkat sejauhmana lokasi kantor, pabrik dan personalia sebuahorganisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi dapatdilihat sebagai perluasan dari dimensi horizontal danvertical, artinya adalah mungkin untuk memisahkantugas dan pusat kekuasaan secara geografis. Pemisahanini mencakup penyebaran jumlah dan jarak.

2.FORMALISASI

Formalisasi yaitu sejauhmana organisasimenyandarkan dirinya pada peraturan dan proseduruntuk mengatur perilaku dari para pegawainya.Formalisasi merujuk pada tingkat sejauh manapekejaan dalam organisasi itu distandarisasikan. Jikasebuah pekerjaan sangat diformalisasikan makapemegang pekerjaan itu hanya mempunyai sedikitkebebasan mengenai apa yang harus dikerjakan, bilamana mengerjakannya dan bagaimana harusmelakukannya.Dengan demikian formalisasi adalahsuatu ukuran tentang standarisasi. Formalisasi akandiukur dengan menentukan apakah organisasi tersebutmempunyai manual mengenai kebijakan dan prosedur, menilai jumlah keistimewaan peraturannya, melihatkembali uraian pekerjaan untuk melihat tingkatkerumitan. Jika kita berbicara mengenai formalisasimaka kita merujuk pada peraturan tertulis organisasi.

3.SENTRALISASI VS DESENTRALISASI

​Sentralisasi, merujuk kepada tingkat dimanapengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatutitik tunggal di dalam organisasi. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya sentralisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang rendah menunjukkansentralisasi yang rendah atau yang disebutDesentralisasi. Dalam Sentralisasi harusmemperhatikan Sentralisasi hanya memperhatikanstruktur formal dan bukan dengan organisasi informal.

Hambatan sentralisasi :

● Hanya memperhatikan struktur formal.

● Memperhatikan kebebasan dalam pengambilankeputusan.

● Konsentrasi pada seseorang, unit atau tingkat.

● Kontrol dari top manajemen, tetapi keputusan tetapterletak pada anggota tingkat rendah.

   

Keuntungan desentralisasi :​ 

●   setiap manajer mempunyai keterbatasanterhadap jumlah informasi

● Dapat menanggapi perubahan dengancepat.

● Memberi masukan lebih rinci bagipengambil keputusan.

● Memotivasi pegawai untuk memberi kesempatan dlm pengambilan keputusan.

● Memberi peluang pelatihan bagi manajer tingkatrendah.

Keuntungan sentralisasi :

● Keputusan komprehensif yang akan diambil.

● Penghematan dan lebih efektif

 

Model desain organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Desain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran satuan kerja.

1. Desain Organisasi Mekanistik.

• Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.

• Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa aman dan ekonomi melalui perasaan takut dan sanksi.

• Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat.

• Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental.

• Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.

• Proses penyusun tujuan dilakukan di tingkat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.

• Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.

 

2. Desain Organisasi Orgranik.

• Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan.

• Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi.

• Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping.

• Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode partemental.

• Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.

• Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis.

• Proses kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri.

Desain organisasi yang efektif tidak dapat berpedoman pada teori sebagai satu cara terbaik, melainkan manajer harus menerima sudut pandang bahwa desain mekanistik atau desain organik lebih efektif bagi organisasi atau sub-sub unit di dalamnya.

Desain struktur subunit di desain sesuai dengan kontinum mekanistik organik dengan cara yang konsisten dengan keadaan kondisi lingkungan, khususnya laju perubahan yang lebih lambat, ketidakpastian yg lebih besar & rentang waktu balikan yang lebih singkat sesuai dengan desain mekanistik.

Desain teknik integratif teknik yang cocok, apakah peraturan, perencanaan atau penyesuaian bersama, bergantung pada tingkat diferensiasi sub unit. Semakin besar diferensiasinya semakin besar perlunya peraturan dan perencanaan.

3.Organisasi birokratik

Organisasi birokratik memiliki banyak kemiripan dengan organisasi mekanik. Dimensi kompleksitas dan formalisasinya sama sama tinggi, namun pembedanya pada sentralsasi yang rendah.